Wenn du eine Veranstaltung planen und durchführen möchtest beziehungsweise hierzu beauftragt wurdest, dann solltest du folgende wesentlichen Punkte beachten:
Zur Durchführung einer Veranstaltung benötigst du einen Plan. Spätestens wenn andere dir Gelder hierzu zur Verfügung stellen sollen oder grundsätzlich Geld im Spiel ist, ist ein ansprechendes Konzept für die Veranstaltung sehr hilfreich.
Ein Konzept ist kein Selbstzweck. Es soll wesentliche Merkmale deiner Veranstaltung aufzeigen und die kurze Antworten auf klassische W-Fragen liefern:
Ein Konzept fällt nicht einfach vom Himmel. Daher solltest du dir hierfür etwas Zeit einplanen. Wenn du Mitstreiter hast, dann sollte dies euer erster Punkt für euer erstes Planungstreffen sein. Am Anfang der Planung zu deiner Veranstaltung werden in vielen Punkten noch Unklarheiten und unbekannte Faktoren enthalten sein, die sich erst im Laufe der fortgeschrittenen Planung und Organisation klären lassen. Jedoch kann ein Grobkonzept bereits eine gute Richtschnur darstellen, ob die angedachte Veranstaltung auch umsetzbar ist und kann Geldgeber bereits frühzeitig aufzeigen, wofür sie ihre Förderung austeilen und warum ausgerechnet sie dies fördern sollen.
Wenn ihr eine Veranstaltung auf Flächen oder in Räumen der TU Dresden durchführen wollt, so müsst ihr gegenüber der Universität eine Veranstaltungshaftpflicht nachweisen können.
Für Veranstaltungen der Fachschaftsräte und des Studentenrates hat der Studentenrat eine generelle Veranstaltungshaftpflichtversicherung abgeschlossen, welche die Versicherungsanforderungen seitens der Universität erfüllt. Wichtig ist hierbei, dass der Organisator rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn die Veranstaltung über stura [at] stura.tu-dresden.de im Studentenrat anmeldet. Die E-Mail muss folgende Infos enthalten:
Viele Punkte der Veranstaltungsplanung werden im Jugendleiterhandbuch behandelt (spezifiziert auf Freizeiten und Gruppenveranstaltungen).