Für dienstliche Belange sind ausschließlich die vom ZIH bereitgestellten E-Mailboxen zu verwenden. Jeder Nutzer ist angehalten, für seine personenbezogene Mailbox ein Nutzerzertifikat zu beantragen und zu benutzen. Für Funktions-Mailboxen sind entsprechende Gruppenzertifikate zu beantragen und zu benutzen.

Wer im Namen der Studentenschaft digitale Kommunikation betreibt, hat dafür Sorge zu tragen, dass die Inhalte dieser Kommunikation nicht unberechtigt Dritten bekannt gemacht wird. Dritte im Sinne der datenschutzrechtlichen Normen sind juristische Personen ¹⁾ wie zum Beispiel Personen, die nicht in die Kommunikation zu involvieren sind oder Firmen, die privatrechtlich E-Mail-Dienste bereitstellen. Daher ist auch die Weiterleitung von dienstlicher Kommunikation von persönlichen ZIH-Mailboxen an private Mailboxen (wie beispielsweise Googlemail, GMX, privater Hoster etc.) zu unterlassen.

Wenn du in der Studentenschaft aktiv bist, solltest du etwaige in deiner TU Mailbox aktive Weiterleitungen an externe E-Mail-Adressen ausschalten.

Die Studentenschaft unterliegt dem Geltungsbereich des Sächsischen E-Government-Gesetz. Daher hat die E-Mail-Kommunikation sofern möglich verschlüsselt²⁾ oder mindestens digital signiert stattzufinden. Alle Benutzer des ZIH haben eine kostenlose Nutzungsmöglichkeit des S/MIME-Standards.

Auch wenn dein Engagement in der Studentenschaft ehrenamtlich tätigst, so sind dies dennoch dienstliche Tätigkeiten. Grund hierfür ist die Rechtsform der Studentenschaft als öffentlicher Aufgabenträger.

die nachfolgende Beispielliste ist nicht abschließend, im Zweifel bezüglich der Zuordnung bitte nachfragen.

Beispiele für dienstliche Kommunikation:

• Kommunikation im Rahmen von Gremientätigkeit (FSR, Studentenrat (Plenum, Exekutive), Auschüsse der Studentenschaft, TU Gremien wie Fakultätsrat, Senat etc.)
• Kommunikation im Namen der Studentenschaft (z.B. Raumbeantragung für Referat etc.)

• Kommunikation im Kontext deiner Immatrikulation (also alles wo du dich selbst vertrittst, z.B. deine Prüfungsangelegenkheiten)
• Hochschulgruppenangelegenheiten (HSGs sind privatrechtliche Konstrukte)

Wenn dein Speicher für deine Mailbox³⁾ knapp wird, so hast du folgende Möglichkeiten:

• aufräumen und nicht benötigte Sachen löschen
• Den Servicedesk TU Dresden Bescheid geben, dass du mehr Platz haben möchtest

Der Webmailer der UNIX-Mailbox ist in der Lage, das Nutzerzertifikat zu integrieren, so dass du von überall signiert/verschlüsselt kommunizieren kannst.

Mit dem Secure-Mail-Portal des ZIH ist eine Verschlüsselte Kommunikation mit externen juristischen Personen möglich, die selbst nicht über Verschlüsselungstechnologien verfügen.