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Veranstaltung planen

Wenn du eine Veranstaltung planen und durchführen möchtest beziehungsweise hierzu beauftragt wurdest, dann solltest du folgende wesentlichen Punkte beachten:

  • du brauchst ein Konzept
  • die Finanzierung muss gesichert werden
  • es müssen die Verantwortlichkeiten festgelegt, machnmal auch eingefordert werden
  • Du brauchst Menschen, Material und Räume

Das Konzept

Zur Durchführung einer Veranstaltung benötigst du einen Plan. Spätestens wenn andere dir Gelder hierzu zur Verfügung stellen sollen oder grundsätzlich Geld im Spiel ist, ist ein ansprechendes Konzept für die Veranstaltung sehr hilfreich.
Ein Konzept ist kein Selbstzweck. Es soll wesentliche Merkmale deiner Veranstaltung aufzeigen und die kurze Antworten auf klassische W-Fragen liefern:

  • Was soll auf der Veranstaltung gemacht werden?
  • Warum soll sie stattfinden?
  • Wer ist die Zielgruppe?
  • Wie soll die Zielgruppe erreicht werden?
  • Wann soll die Veranstaltung stattfinden?
  • Wieviel kostet diese Veranstaltung und woher kommt die Kohle dafür?

Ein Konzept fällt nicht einfach vom Himmel. Daher solltest du dir hierfür etwas Zeit einplanen. Wenn du Mitstreiter hast, dann sollte dies euer erster Punkt für euer erstes Planungstreffen sein. Am Anfang der Planung zu deiner Veranstaltung werden in vielen Punkten noch Unklarheiten und unbekannte Faktoren enthalten sein, die sich erst im Laufe der fortgeschrittenen Planung und Organisation klären lassen. Jedoch kann ein Grobkonzept bereits eine gute Richtschnur darstellen, ob die angedachte Veranstaltung auch umsetzbar ist und kann Geldgeber bereits frühzeitig aufzeigen, wofür sie ihre Förderung austeilen und warum ausgerechnet sie dies fördern sollen.

Veranstaltung an der TU Dresden

Wenn ihr eine Veranstaltung auf Flächen oder in Räumen der TU Dresden durchführen wollt, so müsst ihr gegenüber der Universität eine Veranstaltungshaftpflicht nachweisen können.
Für Veranstaltungen der Fachschaftsräte und des Studentenrates hat der Studentenrat eine generelle Veranstaltungshaftpflichtversicherung abgeschlossen, welche die Versicherungsanforderungen seitens der Universität erfüllt. Wichtig ist hierbei, dass der Organisator rechtzeitig vor Veranstaltungsbeginn die Veranstaltung per E-Mail im Studentenrat anmeldet. Die E-Mail muss folgende Infos enthalten:

  • der Fachschaftsrat, der als Veranstalter fungiert
  • Ort der Veranstaltung
  • Dauer der Veranstaltung
  • zu erwartende Gesamtanzahl Personen (Gäste + Team)

Die Finanzierung

Weiterführende Infos

Viele Punkte der Veranstaltungsplanung werden im Jugendleiterhandbuch behandelt (spezifiziert auf Freizeiten und Gruppenveranstaltungen).

allgemein/veranstaltung_planen.txt · Zuletzt geändert: 2015/02/03 10:35 von matthias.zagermann